Museの土台は、オンライン上に自分のPCを持てることです。サーバー側に専用のコンピュータと作業場所があり、自分のパソコンを閉じても、スマホしか持っていなくても、向こう側では作業が回り続けます。以下のTipsは、すべてこの「常時動く自分のPC」をどう使うか、という視点で並べてあります。
これがMuseだ！
- Museは事実上「オンラインのパソコン」であると理解する
- IDEのようにファイル閲覧はできない。ファイルは見せてもらうことはできる。→ファイル管理には絶望的に向かない
- 仕事関連のタスクを振り出すと、おそろしい数の報告が来るので注意（常時稼働の罠）
- アプリ連携は強力でとても使いやすいが、ひとつひとつ試していくべき
まず土台の3つ
1. 資料はワーキングフォルダにコピーさせる
正本はGoogle Driveに置いたまま、オンラインのPC側へコピーを作ります。読み書きは向こうのファイルで回るので速くて確実ですし、スマホからでも同じ資料を前提に話ができます。同期はDrive→ローカルの一方向にし、取り込みは「前回以降の追記分だけ」に絞ります。全部を読ませ直すとトークンを大きく消費します。
2. 定期報告は、報告先のチャットを分けておく
向こうのPCは24時間働くので、定期ジョブの報告は大量に流れ込みます。報告を全部メインチャットに集めると、大事な相談が報告の山に埋もれてしまいます。ジョブごとに報告先のチャットを分けておくと（例：監視の結果はそのテーマ専用のチャットへ）、メインは司令塔として空けておけますし、スマホで見る時も話題ごとに追いやすくなります。なお、ジョブごとに報告先を細かく指定する操作はまだ手間がかかるので、ここはMuse側にも改善してほしいところです。
3. 対外送信はどんどんやらせる
メールや問い合わせは、宛先の特定から下書き、送信、記録まで一気に任せられます。何より、自分がパソコンを開いていない時間帯でも、やり取りを進めておく設定にできます。就寝前に「返信が来たらこの方針で返しておいて」と置いておけば、朝には経過がまとまっています。渡す相手に合わせて、添付の形式も変えられます。
日々の運用Tips
4. 連携は1つずつ、最初は読み取り専用で
オンラインのPCは自分がいない間も動くからこそ、権限は慎重に足します。サービス連携は1つずつ、最初は読み取りだけ。慣れてから送信などの権限を広げます。学習利用の設定も、最初に一度確認しておきます。
5. 指示は「範囲」と「終わり」を決めて渡す
自分が見ていない間に走る仕事ほど、「3件まで」「○円以下」「終わったら止まって聞いて」のように範囲と完了条件を区切っておきます。暴走せず、朝にまとめて確認できます。
6. 定期ジョブは「該当した時だけ報告」にする
毎朝の点検や毎晩の見回りは、向こうのPCが勝手に回してくれます。報告は異常がある時だけに設定しておくと、何もない日は静かで、長続きします。現在のMuseの最大の問題点は報告が多すぎることなので、報告数はできる限り少なくなるように調整します。
7. 判断条件は一度だけ伝える
予算の上限、必須の条件、除外する条件といった自分の物差しは、一度伝えておけば、その後の監視や検索にずっと効きます。夜の間に回ったチェックも、最初から自分の基準で絞られた結果だけが届きます。
8. 数字は「確かめた／推測／わからない」を分けさせる
自分がいない間に集めた情報ほど、後からの照合が大事です。金額や日付、固有名詞は出典つきで、推測は推測と分かる形で報告させておくと、確認の手間が大きく減ります。
9. 録音と写真で渡す
会議や講演の録音を貼っておけば、文字起こしから資料化まで、自分の手を離れている間に進みます。書類や現物の写真も、撮って渡すだけで読み取りが始まります。外出先からスマホで放り込んでおく、という使い方が効きます。
10. 重い作業は「寝ている間」に回す
大量のファイルの読み込みや長い調査は、夜のうちに頼んでおきます。自分のパソコンの資源も時間も使わず、朝には結果だけ受け取れます。
11. メモリは質問で点検する
「●●について何を知ってる？」時々そう聞くと、向こうのPCが覚えている自分の情報が確認できます。この関連のmdファイルを見せて、という言い方でも、ファイルは見せてもらえます。しかし、IDEのようにフォルダ全体を見ることはできません。間違って覚えていたら直しておくと、その後に回るすべての仕事の精度が上がります。
実践者向けのひと工夫
12. AIは「実行者」より「監視者」に置く
常時動くPCが一番向いているのは、判断そのものよりも、記録の鮮度を見張る、変化を検知する、材料を照合して出しておく、といった監視の仕事です。止まっているものだけを知らせてくれる監視役は、毎日の負担になりません。
13. Museのデータ保存のルールを決める
Museのフォルダは閲覧ができないため、ファイルの保管庫には向きません。フォルダに情報を置く場合は、連携してるクラウドのフォルダに書き出してもらうか、ファイルの書き出しを伴わないタスクをMuseで行う方が安定します。